一、明确行文目的要求

　　机关制发公文，每件都有特定的目的与要求，行文目的与要求是确定公文主题、收集材料、选择文种的重要依据，一般由机关领导核心确定，而后向撰文者授意，撰文者据此进行写作。

　　二、确定主题

　　公文的主题即公文的中心思想，是作者说明事物、汇报工作、阐明政策所表述的基本观点与主张。

　　呈请事项、布置工作、发布通知时，公文的主题应有领导人决定;调查报告一类的主题，则是在调查研究的过程中提炼与明确的。

　　三、选择文种

　　选择文种的依据是:

　　第一，遵循国家关于公文处理法规中有关文种的规定，从中选择适宜的文种。

　　第二，依据作者与受文者之间的工作关系选用相应的文种。

　　第三，依据制发机关的职责地位选用恰当的文种。

　　第四，依据行文方式选择文种。

　　四、调查研究收集材料

　　材料是公文写作的基础，在明确行文目的、选好文种之后，就应进行调查研究占有材料。调查研究可以综合运用会议调查、访问调查、统计调查、文献调查等方式。

　　五、选择表达方式

　　公文一般兼用叙述、说明、议论三种表达方式，由于文种不同，表达方式在写作前，应依据公文性质及行文目的确定表达方式。