(一)通知的概念

　　通知是机关的常用公文，具有多种功能。

　　通知应用广泛，不受内容制约。既可用于布置工作、传达重要指示，也可用于知照一般事项。通知具有执行性，多用于下行文。

　　(二)通知的结构

　　1.标题。写明发文机关名称、事由、文种。如内容简单，不以正式公文格式印发，可只写“通知”、“会议通知”、“任免通知”等。

　　2.主送机关。

　　3.正文。写明制发通知的根据、目的、通知事项，常以“特此通知”结尾，必要时，在结尾可再次明确主题或作必要的说明。

　　4.制发机关与成文日期。

　　(三)撰写要求

　　1.主题集中。

　　2.重点突出，措施具体。

　　3.讲求时效。

　　四、通报

　　(一)通报的概念

　　通报属普发性下行文，可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报。通报有较强的时效性，主要用于反映新情况、新问题、新经验、新苗头、新趋向，强调及时快捷。

　　(二)通报的结构

　　1.标题。写明发文机关，表彰或批评的对象与事实性质(情况)及文种。

　　2.主送机关。

　　3.正文。要写明有关表彰(批评)对象的基本情况，需要表彰(或批评)的事实或需引起重视的重要情况，组织结论给予表彰(或处理)的决定，提出希望与要求。如为情况通报，还要写明对策。

　　4.成文日期。

　　(三)撰写的要求

　　1.通报的内容必须具有典型性，即应选新颖的具有代表性约典型事例，选择与推动当前中心工作密切相关的重要事项或重大情况，使广大干部从中受到教育与启示或引起广泛的重视，进而对工作起到引导与促进的作用。

　　2.通报的材料必须经过深入细致的调查和反复认真的核实，不得有半点虚假和错漏。

　　3.撰写通报，应使用说明与叙述的表达方式，通过平实而具体的叙事与人情人理的分析，使读者心悦诚服，从而使通报达到倡导和鉴戒的作用。

　　五、批复

　　(一)批复的概念

　　批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。

　　(二)批复的结构

　　1.标题。写明发文机关名称、事由、文种，必要时在标题中标明“同意”或“批准”的态度。

　　2.主送机关，一般为请示单位。

　　3.要写明所针对的请示日期与内容(标题)，如：“你局×月×日关于××××问题的请示收悉，答复如下”，然后写批复内容，以“批复”或“特此批复”结尾。

　　4.制发机关与成文日期。

　　(三)撰写要求

　　1.在批复前必须进行充分的调查研究工作。首先，应认真研究来文的内容及其背景，审核其真实准确性与必要性。其次，应查阅有关的规定与指示，以便使批复的意见符合有关的方针政策与法律法规。第三，如属业经处理过的问题，则应查阅前案处理的材料，以便对问题的处理具有连续性。第四，如请示的内容涉及有关机关(部门)的职权范围，在批复时应与有关机关(部门)对有关问题进行协商并取得一致意见，避免相互矛盾与抵触。

　　2.批复的意见应明确、具体、可行。首先，要做到根据充分.观点明确，所提意见与方案符合实际，具有可行性。其次，文字表达应准确、简要、语气肯定，忌用模棱两可易生歧解的词语。

　　3.批复的中心内容必须是围绕请示事项予以有针对性的答复，不应主题分散，离开请示事项发表空泛的意见。